Aujourd’hui de nombreuses sociétés utilisent la dématérialisation pour leurs archives.
Pour en savoir plus et aller à l’encontre des idées reçues, découvrez notre vrai – faux et testez vos connaissances !
La dématérialisation est un processus plutôt chronophage
FAUX
En réalité, la dématérialisation des factures permet une automatisation des processus avec la création d’un workflow (flux de travail) totalement automatisé. Ainsi, grâce à ce procédé, on observe la suppression des délais de réception du courrier mais aussi la lecture automatisé des documents (qui permet d’alléger là encore les délais) : le gain de temps est réel !
Une facture électronique, peut prendre deux formes distinctes d’un point de vue fiscal
VRAI
Une facture électronique est d’abord une facture reçue et émise sous la forme électronique, mais elle peut prendre 2 formes distinctes.
Si elle est sous la forme d’un fichier word ou pdf, qu’elle possède une signature électronique (procédé que l’on pourrait comparer à une carte d’identité de la signature) on parle de facture signée.
Si elle est sous une forme convenue entre les parties, on parle de facture dématérialisée.
La dématérialisation, cela coûte cher
FAUX
On pourrait croire que la dématérialisation de documents demande un investissement important. Pourtant, si les coûts de traitement classiques des documents sont plutôt difficiles à estimer, l’on se rend compte que ce processus permet d’annuler certaines étapes de l’archivage documentaire, comme le traitement du courrier, la saisie ou les validations, qui deviennent automatiques !
Tous les documents dématérialisés de votre entreprise doivent être gardés le plus longtemps possible
FAUX
La législation est très précise concernant les délais de conservation des documents, dématérialisés ou non. Par exemple, si les factures devront être gardées 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, vous ne devrez garder les CV des candidats que 2 ans, selon recommandations de la CNIL.
Le cloud computing est au coeur des problématiques liées à la dématérialisation de documents
VRAI
Plébiscité par de très nombreuses sociétés, le cloud computing et les applications utilisés en SaaS (Software as a Service) sont extrêmement pertinents pour l’archivage électronique. Ils permettent en effet de consulter l’ensemble des documents de la société à distance, tout en réduisant les coûts et en offrant une sécurité informatique très forte.